Los Manuales administrativos
Los manuales administrativos son indispensable debido a la complejidad de las estructura de las organizaciones,en el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de la organización.
Para manejarlos con consistencia y claridad se incluye un procedimiento por medio del cual se analiza con precisión y profundidad el aro de referencia para su diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanentes.
“Un Manual es un instrumento de control sobre la actuación del personal, pero también es algo más, ya que ofrece la posibilidad de dar una forma más definida a la estructura organizacional de la empresa...”Joaquín Rodríguez Valencia (2002, p. 55)
Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Antecedentes.
Parte del siglo XIX, Los primeros intentos fueron las publicaciones como circulares, memorándum e
intrusiones internas. Se consideran antecesores porque fueron las primeras en donde se informaba al personal sobre algún asunto determinado o alguna acción que debían llevar a cabo.
Surgen por la necesidad de instruir e informar. Durante la Segunda Guerra Mundial a los soldados se les tenía que adiestrar sobre las tácticas militares para que supieran las acciones, maniobras u operaciones que tenían que llevar a cabo en el frente de batalla.
“los manuales como instrumento administrativo datan de la Segunda Guerra Mundial, en la cual sirvieron para capacitar al personal cuando estaba al frente de batalla”. Miguel Duhalt Krauss (1977, p. 21) y Joaquín Rodríguez Valencia (2002, p. 54).
También es importante mencionar que en México son mucho más recientes. En pleno siglo XXI: “todavía no se sabe a ciencia cierta qué es un manual administrativo, cuántos tipos de manual hay, para qué pueden servir, cómo se elaboran, cómo se usan, etcétera” (Rodríguez Valencia, 2002, p. 55).
Beneficios:
Importancia.
Es en esencia, los manuales administrativos representan un medio de
comunicación de las decisiones administrativas, hacia toda la organización.
Son documentos escritos que concentran una serie de elementos
administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los
integrantes de la empresa unificando los criterios de desempeño y cursos de
acción que deberían seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Son considerados unos de los elementos más eficaces para
la toma de decisiones en la administración.
Son documentos eminentemente dinámicos que deben de estar sujetos a
revisiones periódicas para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes.
Los anuales tienden a uniformar los criterios y conocimientos dentro de las
diferentes arias de la organización, en concordancia con la misión visión y
objetivos.
Objetivos.
Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos,normas,etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
Proporcionar información básica para la planeacion e implantación de reformas administrativas.
Ventajas.
Distintos autores, principalmente Enrique Benjamín Franklin (1997), Miguel Duhalt Krauus (1977), Terry(1978) y Joaquín Rodríguez Valencia (2002), coinciden en las diversas ventajas que los manuales administrativos nos ofrecen; entre ellas mencionamos as siguientes:
1. Se visualiza en conjunto a la organización.
2. Los empleados tienen conocimiento de su función dentro del organismo o biblioteca.
3. El trabajo se realiza mejor.
4. Permite la uniformidad en el trabajo.
5. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos.
6. Facilita la integración del personal de nuevo ingreso.
7. Determina responsabilidades tanto humanas como de cada unidad.
8. Establece grados de autoridad.
9. Promueve el aprovechamiento de recursos (humanos, materiales, financieros y tecnológicos).
10. Sirve para informar u orientar.
11. Elimina la incertidumbre y duplicación.
12. Disminuye la carga de supervisión.
13. Simplifica el trabajo y el control de costos.
14. Evita las implementaciones de procedimientos incorrectos.
15. Presenta lo que se está haciendo.
16. Facilita el aprendizaje.
17. Funge como un medio simple y eficaz. 13
18. Facilita la selección de empleados.
19. Ayuda a controlar el cumplimiento de las actividades.
20. Representa una fuente de consulta directa.
21. Permite alcanzar los objetivos de la empresa.
22. Es una guía.
23. Se conoce la historia, organización, procedimientos y políticas de la empresa.
24. Da una visión introspectiva de la tradición y pensamiento de la empresa.
25. Hace que el empleado tenga un sentido de pertenencia.
26. Ayuda a las relaciones públicas.
27. Ahorra muchas consultas.
28. Incluye declaración de objetivos.
29. Proporciona soluciones rápidas.
30. Ayuda a las mejores relaciones laborales.
31. Permite la reflexión.
32. Muestra a partir de diagramas y cuadros cómo se ha de llevar a cabo el trabajo.
33. Auxilia para obtener el control deseado de los esfuerzos de los empleados.
34. Da la posibilidad de sistematizar las experiencias y conocimientos del trabajador.
Desventajas.
Las desventajas de elaborar los manuales administrativos son cinco: cuestan recursos humanos, monetarios y materiales, no contienen información suficiente, no se revisan periódicamente, se pierde la iniciativa y no se utilizan.
a) Cuestan recursos humanos, monetarios y materiales. Al momento que se decide elaborar algún tipo de manual administrativo se tiene que tomar en cuenta los costos que implica su producción, es decir, las personas que lo van a diseñar, el dinero que va a costar, así como el tiempo; esto muchas veces dificulta su elaboración y se desiste.
b) No contiene información suficiente. Cuando ya se cuenta con algún manual administrativo es necesario tomar en cuenta que no sea muy reducido en la información, ni muy amplio, porque ocasiona que no se integre toda la información, lo cual provoca confusión o si contiene mucha información dificulta su entendimiento y operación.
c) No se revisan periódicamente. La actualización de los manuales es costosa y requiere tiempo, por eso muchas veces no se actualizan, y al paso del tiempo ya no sirven porque la información que contienen es obsoleta.
d) Se pierde la iniciativa. El contenido de los manuales administrativos es específico, lo que puede ocasionar que el empleado pierda su capacidad personal para llevar acabo alguna acción, tomando en cuenta que incluye sólo aspectos formales y no informales.
e) No se utilizan. Contrario al punto anterior, los empleados por no perder esa acción innata de hacer a su manera las actividades, mandarse por si solos, romper reglas, no interesarse o no tener conocimiento de la empresa, simplemente los dejan de lado y no los consultan. También otro factor es el temor a utilizarlos, por lo estricto que pueden llegar a ser.
Pasos para la elaboración de un manual.
El proceso de elaboración de los manuales requiere de una metodología, sin importar qué tipo deseamos elaborar, donde se incluye desde el momento que pensamos hacer el manual hasta el cuerpo del manual ya concluido.
La mayoría de los textos nos sugieren los mismos pasos para la elaboración:
• Planificación. “Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe comenzar sin ninguna cuidadosa preparación y previa determinación del curso de acción que habrá de seguir para alcanzar su propósito” (Lara Leyva, 1987, p. 42); para esto es básico que se realice un plan de estudio en donde se incluya: la necesidad de contar con el manual, el objetivo que va a cubrir, su alcance, los recursos con los que se cuenta (humanos, materiales), así como un cronograma en donde se programa fecha de inicio y posible terminación de cuerpo del manual, esto para llevar un control de los pasos que siguen en su elaboración.
• Informar. Se comunica a los trabajadores de la empresa que se va elaborar un manual, esto para tener su cooperación.
• Recopilación de información. Se hace por medio de entrevistas o cuestionarios aplicados a los empleados, así como por medio de la observación, también es recomendable obtenerla por medio de investigación documental, ya sea en archivos o bibliotecas.
• Depuración de la información. Se refiere a la evaluación de la información, es decir, cuál es de utilidad por orden de importancia, y cuál no lo es o en su caso,cuál es considerara principal y cuál pasa a ser secundaria.
• Redacción. Ya que se concluyeron los tres pasos anteriores se prosigue a la redacción, de una manera clara, sencilla, de fácil entendimiento y siempre utilizando un lenguaje coherente.
• Elementos visuales. Son las gráficas, organigramas, los diagramas de flujo, los cuadros, etcétera. Con ellos podemos mostrar de forma gráfica la información, lo que facilita la comprensión de ésta. Se requiere de conocimiento y mucha dedicación.
• Formato. El formato es la presentación de la información, para ello hay algunas características a considerar como:
o Tipo de letra.
o Márgenes.
o Paginación.
o Composición.
Tipos de manuales administrativos.
De normas y procedimientos.
De Puestos y funciones.
Manual de Organizacion: expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos empresariales.
Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere:
Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere:
- Historia y descripción de la empresa.
- Misión, visión y objetivos de la empresa.
- Legislación o base legal.
- Estructura de la empresa (organigrama general).
- Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (organigrama por área).
- Normas y políticas generales.
Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se decriban.
La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:
- Identificación del procedimiento.
- Nombre.
- Área de desempeño.
- Codificación.
- Descripción genérica (objetivo).
- Normas generales.
- Responsable de cada una de las actividades que lo integran.
- Número de paso o sub-paso (secuencia de las actividades).
- Descipción de cada una de las actividades que lo integran.
Manual de puestos y funciones: Este manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la empresa.
Para la elaboración de los manuales administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:
- Recopilación de información.
- Interpretación y diseño de la información.
- Elaboración del manual.
- Aprobación y actualización del manual.
- Recopilación de información.
En conclusión un Manual administrativo es una herramienta que describe políticas, procedimientos, practicas, sistemas entre otros, con la finalidad de tener establecido claramente las funciones y responsabilidades de los miembros de la organización, tiene la flexibilidad de ser mejorado con la experiencia y conocimientos técnicos del autor de sistemas, para adecuarlo a las necesidades de la organización.
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